Digitale stempelkaart in Vlaanderen: wat er anders is voor Belgische cafés, salons en winkels

Een digitale stempelkaart in Vlaanderen werkt technisch precies zoals in Nederland: de klant scant een QR-code, zet de kaart in Apple Wallet of Google Wallet en krijgt bij elk bezoek een stempel. Wat verschilt, zijn de woorden, de kassa-regels, de btw, de betaalgewoontes en één misverstand over "stempelen". Hieronder de zes dingen die een Belgisch café, salon of winkel moet weten.

In het kort

• Zeg "getrouwheidskaart" of "spaarkaart"; "stempelen" betekent in België iets anders.
• De witte kassa staat los van de stempelkaart; er hoeft niets gekoppeld te worden.
• Wallet werkt in België zoals in Nederland; aan de taalgrens maak je een Nederlandse en een Franse kaart.

1. Het woord: getrouwheidskaart, niet klantenkaart

In Nederland zegt iedereen "klantenkaart" of "stempelkaart". In Vlaanderen is "getrouwheidskaart" het gangbare woord, met "spaarkaart" en "klantenkaart" als tweede en derde. Dat lijkt een detail, maar het bepaalt of je klanten snappen wat je aanbiedt.

Zet dus op je kaartje bij de kassa: "Onze getrouwheidskaart, nu op je gsm." Niet "stempelkaart", en al helemaal niet "kom stempelen". Waarom dat laatste niet mag, staat bij punt 5.

Ook handig: in Vlaanderen zeg je "gsm" en niet "mobiel", "tas koffie" in plaats van "kopje", en "kapper" is ook "coiffeur" (zeker in Brussel en Limburg). Een digitale koffiekaart die "10 tassen koffie, de 11e gratis" zegt, voelt lokaal.

2. De witte kassa: geen koppeling nodig

Belgische horecazaken met meer dan 25.000 euro omzet uit maaltijden moeten werken met een geregistreerd kassasysteem (GKS), in de volksmond de witte kassa. Veel uitbaters denken daarom dat elk systeem aan de kassa gekoppeld moet worden.

Voor een stempelkaart geldt dat niet. De witte kassa registreert de verkoop (de koffie, het menu); de stempelkaart registreert het bezoek (de stempel). Die twee staan los van elkaar, precies zoals een papieren kaart ook los van de kassa stond.

De gratis koffie bij de tiende stempel boek je in het kassasysteem als gratis product of als korting, zoals je dat nu ook doet. Het kassaticket klopt, de btw klopt, en de stempelkaart hoeft niets te weten van de kassa.

Voor kappers, nagelstudio's en winkels geldt de witte kassa niet; daar speelt dit sowieso niet.

3. Btw en facturatie: let op het btw-nummer

De meeste aanbieders van digitale stempelkaarten zijn Nederlands en tonen prijzen exclusief btw. Voor een Belgische zaak met een btw-nummer wordt de btw dan verlegd: je betaalt de nettoprijs en verwerkt de btw zelf in je aangifte (intracommunautaire dienst). Zonder btw-nummer (bijvoorbeeld een kleine onderneming onder de vrijstellingsregeling) betaal je de Belgische btw van 21 procent bovenop.

Controleer bij het afrekenen of je btw-nummer wordt gevraagd en of de factuur het vermeldt. Bij Beepify vul je het btw-nummer in bij het afrekenen en berekent het systeem de juiste btw; de prijzen staan exclusief btw.

4. Betalen: Payconiq en Bancontact, geen iDEAL

Belgische klanten betalen met Bancontact en Payconiq, niet met iDEAL. Voor de stempelkaart zelf maakt dat niets uit (de kaart is gratis voor de klant), maar het speelt bij twee dingen:

• Een strippenkaart of membership die de klant vooraf betaalt. Die betaling loopt via je eigen kassa of betaalterminal, niet via de stempelkaart. Laat de klant gewoon pinnen of Payconiq gebruiken, en zet daarna de kaart in zijn wallet.
• Je eigen abonnement bij de aanbieder. Controleer of je met een Belgische kaart of via SEPA kunt betalen. Bij Beepify kan dat met elke kredietkaart en via SEPA-incasso.

5. "Stempelen" betekent in België iets anders

Dit is het misverstand dat elke Vlaamse zaak moet kennen. In België is "stempelen" het woord voor het ontvangen van een werkloosheidsuitkering, en de elektronische controlekaart daarvoor heet bij de RVA de eC3. Wie in Google "digitale stempelkaart" intypt in België, krijgt daarom de RVA en de vakbonden bovenaan.

Voor jouw communicatie betekent dat: gebruik "sparen", "getrouwheidskaart" of "spaarkaart". Zeg "je krijgt een punt bij elk bezoek", niet "je mag stempelen". Op de kaart zelf kun je de stempels gerust stempels noemen; het gaat om de uitnodiging bij de kassa en op je Instagram.

6. Taal aan de taalgrens en in Brussel

In Antwerpen, Gent en Leuven is Nederlands genoeg. In Brussel, langs de taalgrens en in toeristische steden als Brugge heb je klanten die Frans of Engels lezen. Een kaart die alleen in het Nederlands bestaat, mist die groep.

De oplossing: twee kaarten, een Nederlandse en een Franse, elk met een eigen QR-code bij de kassa. De Franstalige klant scant de code met "10 cafés, le 11e offert", de Nederlandstalige die met "10 koffies, de 11e gratis". Beide kaarten tellen apart, en je ziet in je overzicht welke groep groeit. Bij Beepify kies je de taal per kaart uit zestien talen, waaronder Nederlands, Frans en Engels; een kaart in het Engels voor toeristen in Brugge is dus een derde QR-code, geen tweede systeem.

Zo zet je de papieren getrouwheidskaart om

De meeste Vlaamse cafés en salons hebben al een papieren getrouwheidskaart in omloop. Die hoef je niet weg te gooien; je zet hem in drie stappen om.

1. Twee maanden naast elkaar. Nieuwe klanten krijgen meteen de digitale kaart. Klanten met een papieren kaart laten hem zien; jij zet hetzelfde aantal stempels op hun nieuwe kaart in de wallet en neemt de papieren kaart in.
2. Eén zin bij de kassa. "We zijn overgestapt op de kaart op je gsm, dan raak je hem nooit meer kwijt. Zal ik je stempels overzetten?" Bijna iedereen zegt ja; de papieren kaart lag toch al ergens onderin een tas.
3. Na twee maanden stoppen met papier. Wie dan nog een papieren kaart heeft, krijgt zijn stempels nog steeds overgezet, maar er worden geen nieuwe papieren kaarten meer uitgedeeld.

Rekenvoorbeeld voor een koffiebar in Gent met 300 klanten op een papieren kaart: bij een overstap van 70 procent staan er na twee maanden 210 kaarten in de wallet van klanten. Elke stempel is vanaf dan een melding op hun gsm, en een rustige dinsdag vul je met één bericht naar precies die 210 mensen.

Wat wél hetzelfde is

• Apple Wallet en Google Wallet. Beschikbaar op elke iPhone en Android in België, geen app nodig, meldingen op het scherm.
• De AVG (GDPR). Dezelfde regels als in Nederland; de toezichthouder is de Gegevensbeschermingsautoriteit. Vertel wat je bewaart, vraag toestemming voor berichten, bewaar niet langer dan nodig.
• Het aantal stempels en de beloning. Tien tassen koffie voor een gratis, zes knipbeurten voor een gratis wasbeurt: de voorbeelden uit stempelkaart voorbeelden per branche gelden onverkort.
• De lancering. Bij de kassa, één zin, elke klant. Niet op Facebook.

Vergelijking in één tabel

| | Nederland | Vlaanderen | |---|---|---| | Gangbaar woord | Klantenkaart, stempelkaart | Getrouwheidskaart, spaarkaart | | "Stempelen" | Een stempel zetten | Werkloosheidsuitkering (RVA, eC3) | | Kassa | Geen verplichting | Witte kassa (GKS) voor horeca boven 25.000 euro maaltijdomzet; staat los van de stempelkaart | | Btw op het abonnement | 21 procent, Nederlandse factuur | Verlegd bij btw-nummer, anders 21 procent | | Betalen door de klant | iDEAL, pin | Bancontact, Payconiq | | Taal van de kaart | Nederlands | Nederlands, Frans, soms Engels; één kaart per taal met eigen QR-code | | Wallet | Apple Wallet, Google Wallet | Hetzelfde | | Privacy | AVG, Autoriteit Persoonsgegevens | GDPR, Gegevensbeschermingsautoriteit |

Veelgestelde vragen

Werkt een digitale stempelkaart in België?

Ja. Apple Wallet en Google Wallet werken in België precies zoals in Nederland, en de kaart heeft geen app nodig. Let bij de aanbieder op de taal van de kaart (Nederlands, Frans of beide), facturatie met Belgisch btw-nummer en of de prijzen exclusief btw worden getoond.

Wat is het verschil tussen een getrouwheidskaart en een stempelkaart?

Niets in de werking. Getrouwheidskaart is het Belgische woord voor wat in Nederland een klantenkaart of spaarkaart heet; een stempelkaart is een getrouwheidskaart waarop je per bezoek een stempel krijgt. Gebruik op je kaart het woord dat je klanten zelf gebruiken.

Moet een digitale stempelkaart gekoppeld zijn aan de witte kassa?

Nee. Het geregistreerd kassasysteem (GKS) registreert de verkoop; een stempelkaart registreert het bezoek. Ze staan los van elkaar. Een gratis koffie bij de tiende stempel boek je gewoon in het kassasysteem als gratis product of korting, net als bij een papieren kaart.

Heeft de digitale stempelkaart iets te maken met stempelen bij de RVA?

Nee. In België betekent "stempelen" ook het invullen van de elektronische controlekaart eC3 voor de werkloosheidsuitkering. Een digitale stempelkaart van een café of kapper is iets heel anders: een spaarkaart in de wallet van de klant. Vermijd het woord "stempelen" in je communicatie en zeg "sparen".

Kan de kaart in het Nederlands en het Frans?

Bij de meeste aanbieders kies je één taal per kaart. Voor Brussel en de taalgrens maak je dan twee kaarten, een Nederlandse en een Franse, elk met een eigen QR-code bij de kassa. Beepify ondersteunt zestien talen, waaronder Nederlands en Frans; je kiest de taal per kaart.

Zelf proberen?

Maak in vijf minuten een getrouwheidskaart voor je zaak en test hem op je eigen gsm. Voor cafés en koffiebars begint dat bij de digitale koffiekaart, voor restaurants bij de stempelkaart voor restaurants. Gratis starten, factuur met Belgisch btw-nummer, en je klanten hoeven niets te installeren.

Zelf proberen?

Je kunt Beepify ook meteen gratis uitproberen en binnen een paar minuten je eerste kaart maken.