Digitale Stempelkarte in Belgien: was für Cafés, Salons und Läden anders ist

Technisch funktioniert eine digitale Stempelkarte in Belgien genauso wie in den Niederlanden: Der Kunde scannt einen QR-Code, legt die Karte in Apple Wallet oder Google Wallet und bekommt bei jedem Besuch einen Stempel. Anders sind die Wörter, die Kassenregeln, die Umsatzsteuer, die Zahlgewohnheiten und ein niederländisches Wort, das in Belgien etwas anderes bedeutet. Unten stehen die sechs Dinge, die ein belgisches Café, ein Salon oder ein Laden wissen sollte.

Kurz gefasst

• Benutzen Sie das Wort Ihrer Kunden: getrouwheidskaart in Flandern, carte de fidélité im französischsprachigen Teil.
• Die weiße Kasse ist von der Stempelkarte getrennt, es muss nichts verbunden werden.
• Wallet arbeitet in Belgien wie überall; an der Sprachgrenze machen Sie eine Karte pro Sprache.

1. Das Wort: getrouwheidskaart, nicht klantenkaart

In den Niederlanden sagt jeder "klantenkaart" oder "stempelkaart". In Flandern ist "getrouwheidskaart" das gängige Wort, mit "spaarkaart" und "klantenkaart" auf Platz zwei und drei. Das klingt wie ein Detail, entscheidet aber darüber, ob Ihre Kunden verstehen, was Sie anbieten.

Auf das Kärtchen an der Kasse gehört also: "Onze getrouwheidskaart, nu op je gsm." Nicht "stempelkaart", und erst recht nicht "kom stempelen". Warum das nicht geht, steht unter Punkt 5.

Der flämische Wortschatz zählt genauso: Ein Telefon ist ein "gsm" und kein "mobiel", Kaffee kommt in einer "tas" und nicht in einem "kopje", und ein Friseur ist auch ein "coiffeur", in Brüssel und in Limburg sowieso. Eine digitale Kaffeekarte mit dem Text "10 tassen koffie, de 11e gratis" klingt vor Ort richtig. In Wallonien und Brüssel ist das Wort "carte de fidélité", und genau das tippen die Leute auch in die Suche.

2. Die weiße Kasse: keine Verknüpfung nötig

Belgische Gastronomiebetriebe mit mehr als 25.000 Euro Umsatz aus Mahlzeiten müssen mit einem registrierten Kassensystem arbeiten, dem GKS, im Volksmund die weiße Kasse. Viele Inhaber denken deshalb, dass jedes System an der Kasse damit verbunden werden muss.

Für eine Stempelkarte gilt das nicht. Die weiße Kasse erfasst den Verkauf (den Kaffee, das Menü), die Stempelkarte erfasst den Besuch (den Stempel). Beides ist voneinander getrennt, genau wie eine Papierkarte immer getrennt von der Kasse war.

Den freien Kaffee beim zehnten Stempel buchen Sie im Kassensystem als Gratisprodukt oder als Rabatt, so wie Sie das heute schon tun. Der Kassenbon stimmt, die Umsatzsteuer stimmt, und die Stempelkarte muss nichts von der Kasse wissen.

Für Friseure, Nagelstudios und Läden gilt die weiße Kasse nicht, dort stellt sich die Frage also gar nicht.

3. Umsatzsteuer und Rechnung: achten Sie auf die Umsatzsteuernummer

Die meisten Anbieter digitaler Stempelkarten sind niederländisch und zeigen Preise ohne Umsatzsteuer. Für einen belgischen Betrieb mit Umsatzsteuernummer wird die Steuer dann verlagert: Sie zahlen den Nettopreis und verarbeiten die Steuer selbst in Ihrer Erklärung, als innergemeinschaftliche Dienstleistung. Ohne Umsatzsteuernummer, etwa als Kleinunternehmen unter der Befreiungsregelung, zahlen Sie die belgischen 21 Prozent obendrauf.

Prüfen Sie beim Bezahlen, ob nach Ihrer Umsatzsteuernummer gefragt wird und ob sie auf der Rechnung steht. Bei Beepify geben Sie die Nummer beim Bezahlen ein und das System berechnet die richtige Steuer; die Preise sind ohne Umsatzsteuer angegeben.

4. Bezahlen: Payconiq und Bancontact, kein iDEAL

Belgische Kunden zahlen mit Bancontact und Payconiq, nicht mit iDEAL. Für die Stempelkarte selbst macht das nichts aus, denn die Karte ist für den Kunden gratis. An zwei Stellen spielt es aber eine Rolle:

• Eine Mehrfachkarte oder Mitgliedschaft, die der Kunde im Voraus bezahlt. Diese Zahlung läuft über Ihre eigene Kasse oder Ihr Zahlterminal, nicht über die Stempelkarte. Lassen Sie den Kunden mit Karte oder Payconiq zahlen und legen Sie danach die Karte in seine Wallet.
• Ihr eigenes Abonnement beim Anbieter. Prüfen Sie, ob Sie mit einer belgischen Karte oder per SEPA zahlen können. Bei Beepify geht beides, jede Kreditkarte und SEPA-Lastschrift.

5. "Stempelen" bedeutet in Belgien etwas anderes

Das ist das Missverständnis, das jeder Betrieb in Belgien kennen sollte. In Belgien heißt "stempelen" auch, Arbeitslosengeld zu beziehen, und die elektronische Kontrollkarte dafür heißt bei der RVA eC3. Wer in Belgien "digitale stempelkaart" in Google eingibt, bekommt deshalb die RVA und die Gewerkschaften oben auf der Seite.

Genau deshalb vermeiden flämische Texte das Wort. Schreiben Sie "sparen", "getrouwheidskaart" oder "spaarkaart". Sagen Sie "je krijgt een punt bij elk bezoek" und nicht "je mag stempelen". Auf der Karte selbst dürfen die Stempel ruhig Stempel heißen; es geht um die Einladung an der Kasse und auf Instagram.

Im Französischen gibt es die gleiche Falle mit einem anderen Wort: "pointer" tut man beim Arbeitsamt, deshalb ist "carte de fidélité" der Begriff, der aufs Schild gehört und nach dem gesucht wird.

6. Sprache an der Sprachgrenze und in Brüssel

In Antwerpen, Gent und Leuven reicht Niederländisch. In Brüssel, entlang der Sprachgrenze und in Touristenstädten wie Brügge haben Sie Kunden, die Französisch oder Englisch lesen. Eine Karte, die es nur auf Niederländisch gibt, verliert diese Gruppe.

Die Lösung: zwei Karten, eine niederländische und eine französische, jede mit eigenem QR-Code an der Kasse. Der französischsprachige Kunde scannt den Code mit "10 cafés, le 11e offert", der niederländischsprachige den mit "10 koffies, de 11e gratis". Beide Karten zählen getrennt, und in Ihrer Übersicht sehen Sie, welche Gruppe wächst. Bei Beepify wählen Sie die Sprache pro Karte aus sechzehn Sprachen, darunter Niederländisch, Französisch und Englisch; eine englische Karte für Touristen in Brügge ist also ein dritter QR-Code und kein zweites System.

So stellen Sie die Papierkarte um

Die meisten belgischen Cafés und Salons haben schon eine Papierkarte im Umlauf. Die müssen Sie nicht wegwerfen, Sie stellen sie in drei Schritten um.

1. Zwei Monate parallel. Neue Kunden bekommen sofort die digitale Karte. Kunden mit Papierkarte zeigen sie; Sie setzen die gleiche Zahl Stempel auf die neue Karte in der Wallet und nehmen die Papierkarte ein.
2. Ein Satz an der Kasse. "Wir sind auf die Karte auf dem Handy umgestiegen, dann verlieren Sie sie nie mehr. Soll ich Ihre Stempel übertragen?" Fast alle sagen ja, denn die Papierkarte lag ohnehin irgendwo unten in einer Tasche.
3. Nach zwei Monaten kein Papier mehr. Wer dann noch eine Papierkarte hat, bekommt seine Stempel weiterhin übertragen, aber es werden keine neuen Papierkarten mehr ausgegeben.

Rechenbeispiel für eine Kaffeebar in Gent mit 300 Kunden auf einer Papierkarte: Bei einer Umstiegsquote von 70 Prozent liegen nach zwei Monaten 210 Karten in den Wallets der Kunden. Jeder Stempel ist ab dann eine Meldung auf dem Handy, und einen ruhigen Dienstag füllen Sie mit einer Nachricht an genau diese 210 Menschen.

Was gleich bleibt

• Apple Wallet und Google Wallet. Auf jedem iPhone und jedem Android in Belgien verfügbar, keine App nötig, Meldungen auf dem Bildschirm.
• Die DSGVO. Dieselben Regeln wie in den Niederlanden; die Aufsicht ist die Datenschutzbehörde. Sagen Sie, was Sie speichern, fragen Sie um Erlaubnis für Nachrichten, bewahren Sie nichts länger als nötig auf.
• Die Zahl der Stempel und die Belohnung. Zehn Tassen Kaffee für eine gratis, sechs Haarschnitte für eine gratis Wäsche: Die Beispiele aus Stempelkarten-Beispiele pro Branche gelten unverändert.
• Der Start. An der Kasse, ein Satz, jeder Kunde. Nicht auf Facebook.

Der Vergleich in einer Tabelle

| | Niederlande | Belgien | |---|---|---| | Gängiges Wort | Klantenkaart, stempelkaart | Getrouwheidskaart, spaarkaart; carte de fidélité auf Französisch | | "Stempelen" | Einen Stempel setzen | Arbeitslosengeld (RVA, eC3) | | Kasse | Keine Pflicht | Weiße Kasse (GKS) für Gastronomie über 25.000 Euro Mahlzeitenumsatz; getrennt von der Stempelkarte | | Umsatzsteuer auf das Abonnement | 21 Prozent, niederländische Rechnung | Verlagert mit Umsatzsteuernummer, sonst 21 Prozent | | Zahlung durch den Kunden | iDEAL, Karte | Bancontact, Payconiq | | Sprache der Karte | Niederländisch | Niederländisch, Französisch, manchmal Englisch; eine Karte pro Sprache mit eigenem QR-Code | | Wallet | Apple Wallet, Google Wallet | Dasselbe | | Datenschutz | DSGVO, Autoriteit Persoonsgegevens | DSGVO, Datenschutzbehörde |

Häufige Fragen

Funktioniert eine digitale Stempelkarte in Belgien?

Ja. Apple Wallet und Google Wallet arbeiten in Belgien genauso wie in den Niederlanden, und die Karte braucht keine App. Achten Sie beim Anbieter auf die Sprache der Karte (Niederländisch, Französisch oder beides), auf die Rechnung mit belgischer Umsatzsteuernummer und darauf, ob die Preise ohne Umsatzsteuer angegeben sind.

Welches Wort benutzt man in Belgien für die Kundenkarte?

In Flandern heißt sie getrouwheidskaart, mit spaarkaart und klantenkaart als zweite und dritte Möglichkeit. Im französischsprachigen Teil ist es carte de fidélité. Die Technik ist dieselbe wie bei einer Stempelkarte: ein Stempel pro Besuch. Drucken Sie das Wort auf Ihr Schild, das Ihre Kunden selbst benutzen.

Muss eine digitale Stempelkarte mit der weißen Kasse verbunden sein?

Nein. Das registrierte Kassensystem (GKS) erfasst den Verkauf, die Stempelkarte erfasst den Besuch. Beides ist voneinander getrennt. Den freien Kaffee beim zehnten Stempel buchen Sie im Kassensystem als Gratisprodukt oder als Rabatt, genauso wie bei einer Papierkarte.

Warum vermeiden flämische Betriebe das Wort stempelen?

Weil stempelen in Belgien auch bedeutet, Arbeitslosengeld zu beziehen. Die elektronische Kontrollkarte dafür heißt bei der RVA eC3. Wer in Belgien digitale stempelkaart in Google eingibt, landet bei der RVA und den Gewerkschaften. Flämische Texte schreiben deshalb sparen oder getrouwheidskaart.

Kann die Karte auf Niederländisch und auf Französisch sein?

Bei den meisten Anbietern wählen Sie eine Sprache pro Karte. Für Brüssel und die Sprachgrenze machen Sie dann zwei Karten, eine niederländische und eine französische, jede mit eigenem QR-Code an der Kasse. Beepify unterstützt sechzehn Sprachen, darunter Niederländisch und Französisch, und Sie wählen die Sprache pro Karte.

Selbst ausprobieren

Machen Sie in fünf Minuten eine Kundenkarte für Ihren Betrieb und testen Sie sie auf Ihrem eigenen Handy. Für Cafés und Kaffeebars fängt das bei der digitalen Kaffeekarte an, für Restaurants bei der Stempelkarte für Restaurants. Kostenlos starten, Rechnung mit belgischer Umsatzsteuernummer, und Ihre Kunden müssen nichts installieren.