Kundendatei als Friseur oder Salon pflegen: was Sie erfassen, was erlaubt ist, und der Weg ohne Excel

Eine Kundendatei als Friseur oder Salon zu pflegen heißt, vier Dinge zu erfassen: wer der Kunde ist, wie Sie ihn erreichen, was Sie gemacht haben und wann. Mehr brauchen Sie nicht, um zu sehen, wer wegbleibt, und um diesen Kunden zurückzuholen. Unten steht, welche Daten Sie speichern, was die DSGVO erlaubt, eine kostenlose Struktur für Excel, und der Weg, auf dem sich die Datei selbst füllt, ohne dass Sie tippen.

Kurz gefasst

• Vier Spalten genügen: Kontakt, letzter Besuch, was Sie gemacht haben, Einwilligung für Nachrichten.
• Die DSGVO erlaubt das, solange Sie sagen, was Sie speichern und warum.
• Eine digitale Kundenkarte füllt die Datei bei jedem Stempel, ohne Excel.

Warum eine Kundendatei mehr bringt als ein voller Kalender

Die meisten Salons wissen genau, wer morgen kommt, aber nicht, wer vor drei Monaten zuletzt da war. Die zweite Zahl ist das Geld. Ein Kunde, der still wegbleibt, kostet Sie im Schnitt 8 bis 10 Besuche pro Jahr. Bei einem Haarschnitt für 35 Euro sind das 300 Euro pro Kunde pro Jahr.

Reichheld und Schefter zeigten in Harvard Business Review, dass 5 Prozent mehr Kundenbindung den Gewinn um 25 bis 95 Prozent erhöht. Man muss kein Ökonom sein, um das zu verstehen: einen Kunden zurückzuholen kostet eine Nachricht, einen neuen Kunden zu gewinnen kostet Werbung und einen ersten Termin mit Rabatt.

Die Datei ist also keine Verwaltung. Sie ist die Liste, wen Sie anrufen sollten.

Welche Daten Sie erfassen (und welche nicht)

Halten Sie es klein. Jedes Feld, das Sie nicht nutzen, ist ein Feld, das Sie nicht aktualisieren.

| Feld | Warum | Pflicht? | |---|---|---| | Vor- und Nachname | Um den Kunden zu erkennen und anzusprechen | Ja | | Telefonnummer oder E-Mail | Um zu erinnern und zurückzuholen | Eines von beiden | | Datum des letzten Besuchs | Um zu sehen, wer wegbleibt | Ja, das ist das wichtigste Feld | | Was Sie gemacht haben | Farbformel, Behandlung, Produkt, damit es beim nächsten Mal passt | Ja für Friseure und Kosmetik | | Einwilligung für Nachrichten | Dürfen Sie eine Aktion oder einen Geburtstagsgruß senden | Ja, erfassen | | Geburtstag | Für eine Geburtstagsaktion | Nein, nur wenn der Kunde es möchte | | Besonderheiten | Allergie, Hauttyp, Wunschstylist | Nur wenn die Behandlung es braucht |

Was Sie nicht erfassen: Adresse (außer Sie verschicken etwas), Geburtsjahr, Familiensituation, Bemerkungen über die Person. Alles, was Sie nicht von einem Kunden gelesen sehen möchten, gehört nicht hinein.

Was die DSGVO sagt, in normaler Sprache

Die Datenschutz-Grundverordnung klingt schwer, aber für einen Salon läuft sie auf vier Regeln hinaus.

1. Sagen Sie, was Sie speichern und warum. Eine kurze Datenschutzerklärung auf Ihrer Seite oder an der Kasse: "Wir speichern Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und Ihre Behandlungshistorie, um Sie gut zu bedienen und Sie an Ihren Termin zu erinnern."
2. Nutzen Sie Daten für den Zweck, für den Sie sie haben. Kontaktdaten für Termine dürfen Sie nicht einfach für einen Newsletter nutzen. Dafür fragen Sie getrennt, mit einem Häkchen, das standardmäßig aus ist.
3. Bewahren Sie nicht länger auf als nötig. Kunden, die drei Jahre weg sind, löschen Sie. Rechnungen sind eine eigene Sache: ihre Aufbewahrungsfrist richtet sich nach dem Steuerrecht Ihres Landes, und das ist Buchhaltung, nicht die Kundendatei.
4. Sichern Sie sie. Eine Excel-Datei ohne Passwort auf einem gemeinsam genutzten Laptop ist nicht gesichert. Eine Datei per WhatsApp weiterzuschicken auch nicht.

Kunden haben das Recht zu fragen, was Sie von ihnen haben, und es löschen zu lassen. Sorgen Sie dafür, dass Sie das innerhalb eines Monats können. Dieselbe Verordnung gilt in der ganzen EU, die Aufsichtsbehörde ist je Land verschieden und in Deutschland je Bundesland. Die meisten dieser Behörden veröffentlichen kostenlose Hilfen für kleine Betriebe.

Kundendatei in Excel pflegen: die kostenlose Struktur

Wenn Sie auf Papier oder in Excel starten, nutzen Sie diese Spalten, in dieser Reihenfolge:

Name | Telefon | E-Mail | Letzter Besuch | Behandlung / Formel | Nachrichten (ja/nein) | Geburtstag | Notizen

Drei Abmachungen mit sich selbst:

• Jeder Kunde, jeder Besuch, Datum aktualisieren. Machen Sie es beim Bezahlen, nicht am Ende des Tages.
• Jeden Montag nach "letzter Besuch" sortieren. Jeder, der länger weg ist als sein Abstand, 8 Wochen beim Schneiden und 5 Wochen bei Nägeln, bekommt eine Nachricht.
• Passwort auf der Datei, und ein einziger Ort. Nicht auf drei Laptops, nicht in der Mail.

Das funktioniert bis etwa 100 Kunden. Darüber wird das Aktualisieren zum Engpass: ein Salon mit 400 Kunden und 25 Besuchen am Tag tippt jeden Tag 25 Datumsangaben. Das hält niemand durch, und dann ist die Datei innerhalb von zwei Monaten unzuverlässig.

Der Weg ohne Tippen: die Datei füllt sich selbst

Es gibt einen Weg, auf dem die Kundendatei bei jedem Besuch aktualisiert wird, ohne dass jemand etwas eintippt: eine digitale Kundenkarte.

So funktioniert es. Der Kunde scannt an der Kasse einen QR-Code, gibt seinen Vornamen ein und legt die Karte in Apple Wallet oder Google Wallet. Bei jedem Besuch geben Sie mit Ihrem Handy einen Stempel. Dieser Stempel ist sofort das Besuchsdatum in Ihrer Datei. Nach ein paar Wochen haben Sie ohne Excel:

• eine Liste aller Kunden mit ihrem letzten Besuch,
• eine Liste, wer länger weg ist als normal,
• einen Knopf, um dieser Gruppe eine Nachricht zu schicken ("Wir vermissen Sie, Ihnen fehlen noch 3 Stempel"),
• und die Einwilligung für Nachrichten sauber erfasst, weil der Kunde die Karte selbst hinzugefügt hat.

Die Farbformel oder die Behandlungsnotiz tragen Sie einmal beim Kunden im System ein, und sie steht beim nächsten Besuch da. So funktioniert die Kundenkarte für Friseure: für den Kunden ist die Karte eine Stempelkarte, für Sie ist sie Ihre Kundendatei.

Für die DSGVO ist das sauberer als Excel: die Daten liegen an einem gesicherten Ort, der Kunde hat selbst eingewilligt, und Löschen ist ein Knopf.

Fünf Dinge, die Sie mit einer guten Datei machen können

1. Wegbleiber zurückholen. Jeder, der 10 Wochen nicht da war, bekommt eine Nachricht. Bei Salons, die das machen, kommt ein Teil innerhalb von zwei Wochen zurück, beim Friseur sind 20 bis 30 Prozent normal.
2. Geburtstage. Eine Nachricht mit einer kleinen Aufmerksamkeit, etwa eine Gratis-Haarwäsche im Geburtstagsmonat. Kostet fast nichts und bleibt im Kopf.
3. Ruhige Tage füllen. Eine Aktion nur an Kunden, die schon drei Mal an einem Dienstag da waren.
4. Bewertungen im richtigen Moment erbitten. Zwei Tage nach einem Besuch, nur an Kunden, die mehr als fünf Mal da waren. Mehr dazu in Google-Bewertungen über Ihre Kundenkarte sammeln.
5. Wissen, was ein Kunde wert ist. Besuche pro Jahr mal durchschnittlicher Betrag. Diese Zahl bestimmt, wie viel Sie ausgeben dürfen, um ihn zurückzuholen.

Häufig gestellte Fragen

Welche Kundendaten darf ich erfassen?

Alles, was Sie brauchen, um Ihre Leistung zu erbringen und den Kunden zu erreichen: Name, Telefonnummer oder E-Mail, was Sie gemacht haben (Farbformel, Behandlung), wann, und ob der Kunde Nachrichten möchte. Besondere Daten wie Gesundheit oder Allergien dürfen Sie nur erfassen, wenn die Behandlung sie braucht und der Kunde davon weiß.

Brauche ich eine Einwilligung, um Kundendaten zu speichern?

Für die Daten, die Sie für den Termin und die Behandlung brauchen, nicht, denn das fällt unter die Erfüllung des Vertrags. Für Werbenachrichten wie Aktionen oder eine Geburtstagsmail brauchen Sie eine Einwilligung, und das Abmelden muss so einfach sein wie das Anmelden. Erklären Sie in einer kurzen Datenschutzerklärung, was Sie speichern und warum.

Wie lange darf ich Kundendaten aufbewahren?

So lange, wie Sie sie für den Zweck brauchen. Eine Farbformel bewahren Sie auf, solange der Kunde kommt. Daten eines Kunden, der drei Jahre nicht da war, löschen oder anonymisieren Sie. Rechnungen sind eine eigene Sache: ihre Aufbewahrungsfrist richtet sich nach dem Steuerrecht Ihres Landes, und Rechnungen sind keine Kundenprofile.

Ist Excel gut genug für eine Kundendatei?

Für einen Salon mit weniger als 100 Kunden kann es gehen, wenn Sie die Datei mit einem Passwort schützen und nicht per WhatsApp oder Mail verschicken. Darüber bleiben Sie stecken: kein automatisches Besuchsdatum, keine Nachrichten, kein Überblick, wer wegbleibt. Ein System, das die Datei bei jedem Besuch füllt, ist dann zeitlich günstiger.

Wie sehe ich, welche Kunden wegbleiben?

Indem Sie bei jedem Besuch das Datum erfassen und eine Liste der Kunden machen, die länger weg sind als ihr üblicher Abstand: beim Friseur 8 Wochen, im Nagelstudio 5 Wochen. Eine digitale Kundenkarte macht das von selbst und kann diesen Kunden eine Nachricht schicken.

Selbst ausprobieren?

Starten Sie heute mit den vier Spalten, oder lassen Sie Excel weg und die Datei sich selbst füllen mit einer Kundenkarte für Friseure. In fünf Minuten live, gratis starten, und Ihre Kunden müssen nichts installieren. Arbeiten Sie in einem Nagelstudio oder Kosmetikstudio, schauen Sie bei der digitalen Stempelkarte für Ihren Betrieb.